หน้าก่อนหน้า

บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการ

เรื่องต่อไป

Introduction to MIS

ระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการ (Management Information System) หรือเรียกสั้นๆว่าเอ็มไอเอสมีหลายชื่อเรียกด้วยกัน บางตำราใช้ชื่อว่า ระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการ ระบบสารสนเทศเพื่อจัดการ ซึ่งไม่ว่าจะใช้ชื่อใดล้วนมีความหมายไปในทิศทางเดียวกันคือหมายถึงระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร อย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบ ให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงานและการตัดสินใจในด้านต่างๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินการขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเอ็มไอเอสจะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการดังต่อไปนี้

1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้ง 2 ได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบเอ็มไอเอสได้ ระบบเอ็มไอเอสไม่จำเป็นต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์เอ็มไอเอสอาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้ง2 ประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ

รูปที่ 1.1 ระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการ (Management Information System)

ที่มา : http://202.143.156.4/

แม้ว่าผู้ที่จะได้รับประโยชน์จากระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้กับผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดขององค์กร จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดีขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล รายงานตามความต้องการหรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุผิดปกติ

ระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการ (Management Information System) เป็นระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานขององค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้

1. ระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
2. ระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
3. ระบบบริหารข้อมูลเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล

ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเพราะขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยาก การนำไปใช้ไม่สะดวกจึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่

1. ระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing System: TPS)
2. ระบบจัดการรายงาน ( Management Reporting System: MRS)
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System: DSS)
4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System: OIS)

ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี

1. ระบบเอ็มไอเอสจะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
2. ระบบเอ็มไอเอสจะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกันและสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
3. ระบบเอ็มไอเอสจะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลางและระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
4. ระบบเอ็มไอเอสจะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
5. ระบบเอ็มไอเอสต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูลและจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

 

Home